Poniżej przedstawiamy informacje o tym jaki sposób, w jakich celach oraz w jakim zakresie przetwarzamy Twoje dane osobowe w związku z organizacją konferencji pn. „IX Łódzkie Dni Uroginekologiczne / UROGINEKOLOGIA 2022 / uroginekologia to nie tylko operacje – aspekty praktyczne” (dalej: Konferencja).

1. KIM JESTEŚMY?

   Organizatorami i współadministratorami Twoich danych osobowych są:

   1. Forum Media Polska sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu przy ul. Polskiej 13, 60-595 Poznań (dalej również jako Forum),
   2. Centrum Medyczne Być kobietą spółka z o.o., z siedzibą w Aleksandrowie Łódzkim, Stare Krasnodęby 15B, 95-070 Aleksandrów Łódzki (dalej również jako Centrum Medyczne).

   Forum w obszarze rozliczeń podatkowych udziału w Konferencji (faktury), jak również w obszarze swoich działań marketingowych występuje również w roli odrębnego (samodzielnego) administratora danych (więcej informacji w części V: „W jakim celu przetwarzamy Twoje dane osobowe?”).

2. JAK MOŻNA SIĘ Z NAMI SKONTAKTOWAĆ?

   Współadministratorzy ustalili wspólny kontakt dla wszystkich zagadnień dotyczących danych osobowych pod mailem bok@forum-media.pl lub listownie pod adresem Forum Media Polska sp. z o.o., ul Polska 13, 60-595 Poznań, z dopiskiem „Dane osobowe”.

   Dodatkowo, adres kontaktowy do Inspektora Ochrony Danych Forum Media Polska to: iod@forum-media.pl.

3. SKĄD MAMY TWOJE DANE OSOBOWE?

   Twoje dane osobowe pozyskujemy od Ciebie. Podajesz nam swoje dane osobowe za pośrednictwem formularza dostępnego na stronie, zapisując się na Konferencję. Dokładne informacje o zakresie przetwarzanych danych znajdziesz poniżej w części IV: „W jakim zakresie przetwarzamy Twoje dane osobowe?”

4. W JAKIM ZAKRESIE PRZETWARZAMY TWOJE DANE OSOBOWE?

   Będziemy przetwarzać Twoje dane w zakresie podanym przez Ciebie w formularzu zapisu oraz w związku z odpłatnością za udział w Konferencji.

   Będziemy przetwarzali też informacje o sposobie korzystania przez Ciebie z naszego serwisu (jeżeli wyrazisz zgodę na pliki cookies*), numer IP, z którego komunikujesz się z naszym serwisem, informacje o urządzeniu, z którego korzystasz odwiedzając naszą stronę, w tym o jego ustawieniu (np. przeglądarka, rozdzielczość ekranu), dane pochodzące z publicznie dostępnych źródeł, informacje o źródłach pozyskania Twoich danych, treść Twojej wiadomości, dodatkowe informacje o sobie, które mogłeś zawrzeć w korespondencji lub które mogłeś podać w trakcie rozmowy telefonicznej z naszym przedstawicielem, udzielone przez Ciebie zgody.

   Będziemy również przetwarzali informacje o fakcie Twojego udziału w Konferencji, w tym na potrzeby wystawienia certyfikatu uczestnictwa.

   * Czym są pliki cookies?

   To niewielkie pliki tekstowe powszechnie stosowane w sieci Internet, przechowywane na Twoim urządzeniu końcowym. Możesz samodzielnie kontrolować sposób obsługi plików cookies za pomocą ustawień przeglądarki (możliwość ustawienia akceptacji lub blokady plików cookies). Zablokowanie plików cookies może wpłynąć na brak możliwości zarejestrowania się/zalogowania się na swoje konto w serwisie lub/i brak możliwości dokonania zakupu.

   Pliki cookies wykorzystujemy w następujących celach:

   • prezentacja treści - zabezpieczenie przez wyświetlaniem użytkownikowi ponownie tych samych treści,
   • obsługa formularzy - zabezpieczenie serwisu przed działaniem robotów (programów komputerowych służących do automatycznego badania zawartości serwisu www),
   • statystyka - budowanie anonimowych statystyk odwiedzin naszego serwisu.
5. W JAKIM CELU PRZETWARZAMY TWOJE DANE OSOBOWE?

   Będziemy przetwarzali Twoje dane podane w formularzu zapisu w celu zorganizowania, rozliczenia i przeprowadzenia wydarzenia, na które się zgłaszasz. Wypełniając formularz składasz wniosek o udział w wydarzeniu.

   Twoje dane przetwarzamy też w celu zapewnienia funkcjonalności naszego serwisu internetowego. Obejmuje to w szczególności zapewnienie Tobie możliwości bezproblemowego przeglądania naszej strony internetowej.

   Forum jako odrębny administrator danych będzie przetwarzać dane osobowe uczestników w celach:

   • podatkowych (wystawienie faktur) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO oraz
   • marketingowych, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, w granicach swojego marketingu bezpośredniego. Dodatkowo, o ile wyrazisz odrębną zgodę na komunikację handlową drogą elektroniczną lub telefoniczną ze strony Forum, spółka będzie się z Tobą kontaktować w celu przedstawiania swoich aktualnych ofert i propozycji.

   Centrum Medyczne jako odrębny administrator będzie przetwarzać informacje o udziale swoich członków w przedmiotowej Konferencji, na potrzeby realizacji swoich działań statutowych. W przypadku uczestników, którzy nie dokonają terminowych płatności za udział w Konferencji, Centrum Medyczne może egzekwować zapłaty jako samodzielny administrator.

6. NA JAKIEJ PODSTAWIE PRAWNEJ PRZETWARZAMY TWOJE DANE?

   Podstawa prawna przetwarzania Twoich danych jest zależna od tego w jakim celu je przetwarzamy. I tak:

   1. Twoje dane osobowe podane w formularzu i następnie w związku z udziałem w Konferencji będziemy przetwarzać w celu zorganizowania i przeprowadzenia wydarzenia, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO;
   2. dane osobowe użyte w treści faktury wystawionej przez Forum za udział w Konferencji będziemy przetwarzać z powołaniem na obowiązek wynikający z regulacji podatkowych, czyli na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO;
   3. rozliczenie płatności z tytułu udziału w Konferencji odbywać się będzie na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO
   4. ponadto Twoje dane będziemy przetwarzać w swoich celach marketingowych, w granicach swojego marketingu bezpośredniego, z powołaniem na tzw. uzasadniony interes administratora danych osobowych – art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
   5. dane dotyczące korzystania przez Ciebie ze strony serwisu, które uzyskujemy za pośrednictwem tzw. plików cookies przetwarzamy na podstawie Twojej zgody, wyrażonej zgodnie z art. 173 Prawa telekomunikacyjnego.
7. JAK DŁUGO PRZETWARZAMY TWOJE DANE OSOBOWE?

   Okres przez jaki przetwarzać będziemy Twoje dane osobowe jest zależny od celu przetwarzania, tj.:

   1. dane osobowe przetwarzane w celu zorganizowania i przeprowadzenia wydarzenia będą przechowywane przez okres jego trwania, jego rozliczenia oraz przez okres upływu okresu przedawnienia roszczeń. Po tym okresie Twoje dane będą przechowywane jeszcze przez okres rozliczalności na gruncie regulacji ochrony danych osobowych - łącznie nie dłużej jednak niż 5 lat od daty zakończenia roku, w którym odbędzie się Konferencja;
   2. dane przetwarzane w naszych bazach marketingowych będą przechowywane przez cały okres kiedy współpracujemy ze sobą i jesteś zainteresowany naszymi ofertami. Po tym okresie Twoje dane osobowe będą przetwarzane w bazach marketingowych przez okres 2 lat i po tym okresie podejmiemy decyzję o zasadności usunięcia Twoich danych z baz marketingowych; jeżeli wyraziłeś zgodę na otrzymanie komunikatów handlowych, Twoje dane w celach marketingowych będziemy przetwarzać do czasu wycofania tej zgody;
   3. pozyskane dane o sposobie korzystania przez Ciebie z naszych serwisów (za pośrednictwem plików cookies) będziemy przetwarzać przez cały okres kiedy jesteś naszym klientem oraz później przez okres 5 lat licząc od czasu kiedy przestałeś być naszym klientem.
8. KTO JEST ODBIORCĄ TWOICH DANYCH OSOBOWYCH?

   Twoje dane przekazujemy tylko wówczas, gdy jest to niezbędne do zrealizowania świadczeń, które zamawiasz.  Twoje dane osobowe mogą być udostępnione naszym podwykonawcom, to jest firmie księgowej, firmie zajmującej się obsługą IT, naszym doradcom prawnym, jak również dostawcom z których korzystamy na potrzeby zorganizowania Konferencji online. Jeżeli wyrazisz zgodę na udostępnienie Twoich danych kontaktowych naszym partnerom biznesowym działającym w branży medycznej i zgodę na komunikację marketingową ze strony tych partnerów przekażemy im Twoje dane. Partnerzy odrębnie poinformują Cię o zasadach przetwarzania przez nich Twoich danych osobowych.

9. JAKIE MASZ PRAWA?

   Prawo ochrony danych osobowych daje Ci szereg praw, z których możesz skorzystać w dowolnej chwili. O ile nie będziesz tych praw nadużywać (np. nieuzasadnione codzienne prośby o udzielenie informacji), to korzystanie z nich będzie dla Ciebie nieodpłatne i powinno być łatwe w realizacji.

   Twoje prawa obejmują:

   1. prawo dostępu do treści swoich danych osobowych
   2. prawo do poprawiania danych
   3. prawo do ograniczenia przetwarzania danych
   4. prawo do żądania usunięcia danych
   5. prawo do przenoszenia danych do innego administratora danych

   W przypadku, gdy wyrazisz odrębną zgodę na kontakt marketingowy lub na udostępnienie danych partnerom Konferencji - przysługuje Ci prawo do wycofania zgody, w dowolnym momencie.

   Uprawnienia, o których mowa powyżej możesz wykonywać za pośrednictwem punktu kontaktowego: na adres bok@forum-media.pl lub pisemnie na adres: Forum Media Polska Sp. z o.o., ul. Polska 13, 60-595 Poznań, z dopiskiem „Dane osobowe”.

   Na te dane możesz pisać również wówczas, gdy jakieś działanie lub sytuacja z którą się spotkasz będzie budziła Twoje obawy, czy na pewno jest zgodna z przepisami, czy nie narusza przypadkiem Twoich praw lub wolności. W takim przypadku odpowiemy na Twoje pytania i wątpliwości oraz niezwłocznie zaadresujemy dane zagadnienie.

   Jeżeli uznasz, że w jakikolwiek sposób naruszyliśmy reguły przetwarzania Twoich danych osobowych to masz prawo do złożenia skargi bezpośrednio do organu nadzoru (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych). W ramach wykonania tego uprawnienia powinieneś podać pełny opis zaistniałej sytuacji oraz wskazać jakie działanie uznajesz za naruszające Twoje prawa lub wolności. Skargę należy złożyć bezpośrednio do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, tel. +48 22 8607086, www.uodo.gov.pl.

10. CZYM JEST PRAWO DO SPRZECIWU?

    Odrębnie chcemy Cię poinformować, że masz również prawo do tzw. sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych. Prawo do sprzeciwu składasz wówczas, gdy nie chcesz, abyśmy przetwarzali Twoje dane osobowe w określonym celu. W takim przypadku dalej będziemy przetwarzali Twoje dane dla potrzeb innych procesów (w innych celach), ale już nie dla celu, dla którego zgłosiłeś sprzeciw, chyba że Twoje żądanie sprzeciwia się obowiązkowi, które nakładają na nas przepisy prawa.  Prawo do sprzeciwu możesz zgłosić na adres e-mail bok@forum-media.pl lub listownie na adres Forum Media Polska, ul. Polska 13, 60-595 Poznań, z dopiskiem „Dane osobowe”.

11. CZY PODANIE DANYCH OSOBOWYCH JEST OBOWIĄZKOWE?

    Podanie przez Ciebie danych za pośrednictwem formularza w polach oznaczonych jako pola obowiązkowe jest dobrowolne, jednak niezbędne dla wzięcia udziału w wydarzeniu.

12. ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI, W TYM PROFILOWANIE

    Twoje dane nie będą przetwarzane w celu podejmowania decyzji, która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, i wywołuje wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływa.